海外就職や海外インターンシップに挑戦する際に必要となってくるのが英文メールでの会話です。日本語では「○○様」⇒本文を挟み⇒「よろしくお願いします。」で結ぶといったように、英文メールにも一般的によく使われる「書き出し」や「結び」があります。
書き出しは「Hi ○○,」か「Dear ○○,」でオッケー！
英文でメールを打つ際は、誰にメールを送っているのかを明記することから始まります。日本語では相手の名前の上に企業名を記入することが多々ありますが、英文メールで企業名を最初に付け足しているのを私は殆ど目にしません。また、人間関係の距離によって「Mr. 」を「Ms.」付けるといったアレンジをします。
例）
最も礼儀正しい
Dear Ms. Grace,
Dear Marry,
Hi Mr. Robin,
Hi Kevin,
最もカジュアル
日本語で「○○様」を「○○さん」と書いたところでイメージが悪くなるわけではないのと同じく、上記のどれを使っても基本的には問題ありません。私の場合は会った事の無い相手、初めて連絡をする時はDear もしくはDear + Mr. / Ms. の組み合わせ、クライアントでも一度話したことのある相手には「Hi」を使用します。（表現が硬すぎてもイメージとして良くありません）
もし相手の名前がわからなければ？
問い合わせをする時など、相手の名前がわからない状況も多々あります。そんな時は自分が読んでほしいと思っている担当者の役職を書いてみましょう。
例)
Dear Sales Manager,
Dear Marketing Manager,
Dear HR Manager,
Dear IT support team,
マネージャーとはそのチームや部署を管理する方という意味ですので、マネージャーと付けておくと、一般的にその部署を統括もしくは担当する方にメールが届きます。中には「Hi,」「Hello,」のみで送って来られるもいらっしゃいますが、受け取る側が持つ印象としては、誰宛かが書いてある方がフレンドリーなメールだと感じます。
その他
もし、自分の問い合わせ内容に対する担当者が全く予想もつかない場合は「To whom it may concern,」とすれば問題ありません。
英文メールの結び方
「書き出し」を覚えた次は「結び」です。英文メールではいくつか一般的に使われる「結び」があります。「Best Regards,」が最も一般的に使用される結び言葉で、日本語の「よろしくお願いします。」に当たります。中には2番目の「Warm Regards,」を「Warmest Regards,」のようにアレンジする方もいらっしゃいます。
例)
Best Regards,
Warm Regards,
Regards,
Thank you,
Thanks a lot,
Thanks,
結び言葉も書き出しと同様に人間関係の距離によって使い分けます。私の場合は同僚には「Regards,」か「Thanks,」、クライアントと上司には「Best Regards,」といった振り分けです。こちらも特にこれを使ったからイメージが悪くなってしまうといったものではありませんが、仕事をする上で自分の使用する言葉の表現に普段から注意をしておく事は、日常の習慣として非常に大切な部分です。
まとめ
本記事では英文メールの「書き出し」と「結び」について解説してみました。私自身も「英語は上達してきたけどメールの書き方を知らずに困った。」といった経験をしたこともあります。これから海外で活躍してみたい方は是非参考にしてみて下さい。
